El molino San
Javier se encuentra situado en Dolores, departamento de Soriano, próximo a la
zona trigueña más importante del país. Fue fundado por don José Rodríguez hace más
de un siglo y hoy se encuentra dirigido por Walter Rodríguez, Nieto de don José
Rodríguez, siendo el principal accionista y gerente general. El molino elabora
distinto tipos de harinas (pastera, pizzeras, 0, 00,000) y subproductos,
afrechillo y semitín.
El molino cuenta
con oficinas en Montevideo, donde operan la gerencia de administrador y
finanzas y la gerencia comercial. La gerencia de producción está ubicada en
Dolores.
La recesión que ha
sufrido en nuestro país en los últimos
años ha golpeado fuertemente al molino y en consecuencia, los problemas
financieros se han agudizado. Walter Rodríguez siente que ya es hora de
establecer un estricto programa de control de gastos y ordenar el manejo y
control sobre los fondos.
De este proceso,
hasta el momento la firma de consultoría ha relevado la siguiente información
sobre el procedimiento de pagos a través del fondo fijo del molido:
Aspectos
Particulares del procedimiento
El fondo fijo se
custodia en el cajón del escritorio del auxiliar administrativo.
El auxiliar
administrativo es el responsable del fondo fijo, pero en caso que este se
encuentre muy atareado, es el auxiliar contable quien lo maneja.
El monto del fondo
fijo siempre fue de $ 10.000. Sin embargo, el mes pasado, el auxiliar
administrativo decidió incrementarlo a $30.000.
Nota: De acuerdo
por lo comentado por el auxiliar contable durante su entrevista de revelamiento
el monto del fondo fijo es de $ 20.000 a través del mismo, se realizan pagos tanto
en $ uruguayos, como en dólares o euros.
En algunas
oportunidades se pagan comisiones de los vendedores ( el monto es informado por
el propio vendedor) a través del fondo fijo, lo que ocasiona que el mismo quede
sin fondo rápidamente.
El auxiliar administrativo
no siempre tiene tiempo para controlar al final del dia que la suma del dinero
existente en el fondo fijo, mas el importe de todos los comprobantes sea igual
al monto del fondo fijo. Sin embargo, nos aseguro que se realiza arqueos
semanales en forma estricta.
Realización de
pagos por fondo fijo
En relación a este
punto, el auxiliar administrativo nos comentó que no todo los proveedores
emiten comprobantes de gastos al efectuar el pago (“ni al diadero ni al
jardinero les pedimos boletas”, comentó)
Solicitud de dinero
por parte del Personal
La solicitudes de
este tipo, por lo general corresponden a gastos menores e imprevistos que
tienen los empleados del molino. El auxiliar administrativo deja constancia en
su cuaderno de dichas solicitudes.
Al mes siguiente,
el empleado solicitante del dinero rinde el gasto, entregando, en caso de
tenerlo, el comprobante del gasto al jefe del personal.
Reposición del
fondo Fijo
Se solicita la
reposición del fondo fijo al jefe del personal, cuando ya no queda dinero en el
cajón del escritorio.
El auxiliar
administrativo completa una planilla de rendición adjuntando a la misma la
documentación respaldatoria de los gastos incurridos que tenga en su poder.
Remite la planilla de rendición al jefe del personal quien la firma y la remite
al auxiliar contable, quien contabiliza los comprobantes.
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